Sumber Internet

1. IlmuKomputer.com

Situs pembelajaran ilmu komputer terlengkap berbahasa indonesia

Tugas Akhir

Tugas akhir/ skripsi berjudul: Sistem Informasi Rekam Medis GMC Health Center Universitas Gadjah Mada

oleh Arief Jenny B. / Ilmu Komputer UGM

Daftar Isi:

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang......……………………………………………………….... 1

1.2 Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek ……….……………….........…………2

1.3 Perumusan Masalah…………………….………………………………… 2

1.4 Batasan Masalah……………………......…………………………….……3

1.5 Metode Pengumpulan Data........……………………………..........……....3

1.6 Sistematika Penulisan...…………………………………………..………..4

BAB II PROFIL ORGANISASI

2.1 Sekilas Tentang GMC Health Center...……………………...........………6

2.2 Struktur Organisasi............…………………………………........…………7

2.3 Ruang Lingkup Pelayanan Kesehatan …………………….............……..8

2.4 Prosedur Pelayanan…………………….…………….….……...…………8

BAB III DASAR TEORI

3.1 Konsep Dasar Sistem...………………………………………..…………12

3.1.1 Model Umum Sebuah Sistem......…………………………...............…12

3.2 Konsep Dasar Informasi........………………………………...........……. 14

3.2.1 Mutu Informasi......…………………………….………….......…………15

3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi.......….…………………...............……16

3.3.1 Komponen Sistem Informasi....………………………..............………17

3.4 Konsep Dasar Pengembangan Sistem...………………............………19

3.4.1 Tahapan Studi Kelayakan...……………….…………..........…………19

3.4.2 Tahapan Rencana Pendahuluan...……………………...............…….20

3.4.3 Tahapan Analisis Sistem....……………………………..............…….21

3.4.4 Tahapan Perancangan Sistem....……………………….............……21

3.4.5 Tahapan Implementasi Sistem....……………………….................…22

3.5 Diagram Alir Data......………………………………………..………….22

3.6 Basis Data...…………………………………………………..................25

3.6.1 Proses Perancangan Basis Data...……………………….........……25

3.6.2 Abstraksi Data...…………………………………………..………......26

3.6.3 Basis Data Relasion………………………………………...………. 27

3.6.3.1 Normalisasi......……………………………………...…….………. 28

3.6.3.2 Model Entity Relationship………………………………......……...33

BAB IV PERANCANGAN SISTEM

4.1 Diagram Alir Data..........………………………………………...……. 37

4.2 Input dan Output...……………………………….....……......…………40

4.2.1 Input...……………………………………………….......................…40

4.2.2 Output.......……………………………………………....................…41

4.3 Perancangan Basis Data...…………………………….…………….42

4.3.1 Normalisasi dokumen data pasien........…………..................……43

4.3.2 Normalisasi dokumen data diagnosis.....………..................….…45

4.3.3 Entity Relationship Diagram....………………………........………48

4.4 Rancangan Tampilan Program...........………………..........…….…49

4.5 Rancangan Teknologi.........…………………………………………51

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Implementasi....…………………………………………...…........…53

5.2 Pembahasan......………………………………………............……56

5.2.1 Menu File...……………………………………………..............…58

5.2.2 Menu Pelayanan.....………………………………………………58

5.2.3 Menu Input data...……………………………………..………….61

5.2.4 Menu Pelaporan.....…………………………………....…………57

5.2.5 Menu Bantuan......…………………………………….….………66

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan.......…………………………………………….........…70
6.2 Saran..........……………………………………………..…..........…70

Buku

Hartono, J, 1999, cetakan keempat, Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.

Jayanto, 1999, Membuat Aplikasi Database dengan Delphi, PT Elex Media Komputindo, Jakarta.

Kadir, Abdul., 1999, Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Kristanto, Harianto Ir, 1999, Konsep dan Perancangan Database, Andi Yogyakarta

Martina, Inge, 2002, Database Client/Server Menggunakan Delphi, PT Elex Media Komputindo, Jakarta.

Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang paling sederhana dan belum bisa menjadi suatu informasi. Untuk itu perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model. Dari data kemudian diolah dengan model tertentu menjadi informasi. Kemudian penerima menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti melakukan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Oleh John Burch siklus ini disebut siklus informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycle), seperti digambarkan dibawah ini :

Gambar Siklus Informasi

Cara meningkatkan kemampuan komputer anda

1. Membaca buku-buku ilmu komputer

2. Mengerjakan proyek komputer

3. Berlatih bahasa pemrograman

4. Mengikuti seminar, kursus atau kuliah di bidang komputer

5. Belajar online tutorial seperti sisteminformasi.i8.com ini :)

Pembahasan Aplikasi

Setelah pembuatan tabel utama selesai, maka tahap selanjutnya adalah pembuatan aplikasi database. Pembuatan aplikasi database tersebut berdasarkan tabel yang telah disusun.

Saat pertama kali sistem informasi rekam medis gmc dijalankan, tampilan yang keluar adalah :

Gambar 5.9 Tampilan Pasword

Program meminta username dan password dimasukkan. Password disini sangat diperlukan untuk menghindari pemakaian dari orang yang tidak dikehendaki. Pada saat mengisi password, secara otomatis program akan mencari data mengenai password yang dimasukkan. Apabila password maupun username salah maka akan dikeluarkan kalimat peringatan yang menyatakan bahwa password atau username yang diisikan salah. Apabila password yang diisikan benar, maka program memasuki form menu utama, berikut tampilannya:

Gambar 5.10 Tampilan Menu Utama

Dapat dilihat terdapat beberapa menu yang menunjukkan dilakukannya manipulasi data. Apabila data akan dimanipulasi, maka terlebih dahulu harus memilih data yang diinginkan.

Sistem Informasi Rekam Medis ini mempunyai lima menu yaitu menu File, menu Pelayanan, menu Input Data, menu Pelaporan dan menu Bantuan.

1. Menu File

Menu ini merupakan menu awal terdiri dari submenu exit, berfungsi sebagai tempat dimana user meninggalkan program dan keluar dari program. Dengan mengklik submenu Keluar maka program sistem informasi ditutup.

2. Menu Pelayanan

Menu pelayanan merupakan tempat dimana pihak poliklinik melakuan pelayanan diantaranya proses pendaftaran dan proses diagnosis serta pengobatan pasien. Pasien yang masuk akan didaftar atau jika sudah ada dapat langsung dilakukan proses diagnosis. Setelah pasien diperiksa maka petugas melakukan input data pemeriksaan, data diagnosis, data obat serta data rujukan jika diperlukan.

Pemasukan data pendaftaran pasien baru, terlebih dahulu diklik tombol daftar atau submenu pendaftaran pasien pada menu pelayanan, maka form yang ditampilkan adalah :

Gambar 5.11 Tampilan Pendaftaran Pasien

Pada form Input Data Pasien terdapat tombol-tombol kontrol yang diperlukan. Apabila akan menambah data maka klik tombol tambah dan kursor akan segera menuju ke atribut nomor rekam medis, untuk selanjutnya pengisian data berurut berdasar atribut nomor rekam medis. Anda dapat melakukan input maupun editing data di kolom edit atas ataupun di grid tabel pasien. Untuk menghapus data pilih data kemudian tekan tombol minus. Pada pengisian edit atas terdapat menu pilihan apa yang akan diisi sehingga tidak perlu mengetik lagi yang dikenal dengan dblookup. Klik tombol cek setelah selesai memasukkan atau memanipulasi data agar data dapat disimpan oleh sistem.

Menu Pelayanan sendiri terdiri dari dua buah submenu yaitu submenu Pendaftaran dan submenu Diagnosis. Submenu diagnosis sama dengan tombol diagnosis di form utama. Dengan menekan tombol diagnosis pengguna menuju ke tampilan pemasukan data rekam medis pasien setelah pasien mendaftar. Berikut tampilan form diagnosis:

Gambar 5.12 Form Input Data Diagnosis Pasien

Seperti halnya pada form pendaftaran pasien user dapat memasukkan data rekam medis pasien dengan menekan tombol plus dan menghapus data rekam medis pasien dengan tombol minus serta menyimpan perubahan dengan tombol cek. User dapat pula mengedit data dengan menekan tombol F2.

3. Menu Input data

Menu input data terdiri dari submenu input data:

1. Data Pasien

Pada form ini petugas/ user dapat menginput data pasien yang mendaftar di GMC. Form data pasien hampir sama dengan form pendaftaran dari tombol daftar.

Gambar 5.13 Form Input Data Pasien

2. Data Diagnosis Pasien

Di dalam submenu diagnosis telah terdapat input data diagnosis yang berhubungan dengan tiap pasien, apabila diinginkan input data diagnosis secara keseluruhan ataupun ingin melihat data diagnosis pasien secara menyeluruh dapat dipilih submenu diagnosis pasien ini. Submenu ini menampilkan seluruh data diagnosis pasien urut secara no diagnosis dan no rm.

Gambar 5.14 Form Input Data Diagnosis

3. Data Kode Pemeriksaan

Untuk keperluan penyimpanan arsip pemeriksaan maka dibuat form kode pemeriksaan. Selain berguna untuk menghindari data redundansi juga untuk memperingan tugas menginput data kembali dan dapat dipakai untuk sumber pengolahan statistik pasien maupun kemudahan diagnosis pasien oleh dokter.

Gambar 5.15 Form Input Kode Pemeriksaan

4. Data Kode Diagnosis

Untuk keperluan penyimpanan arsip diagnosis maka dibuat form kode diagnosis. Tabel ini berguna untuk untuk memperingan tugas menginput data kembali dan dapat dipakai untuk sumber pengolahan statistik pasien maupun kemudahan diagnosis pasien oleh dokter.

Gambar 5.16 Form Input Data Kode Diagnosis

5. Data Obat

Untuk keperluan penyimpanan arsip diagnosis maka dibuat form kode diagnosis. Tabel ini berguna untuk untuk memperingan tugas menginput data kembali dan dapat dipakai untuk sumber pengolahan statistik maupun kemudahan pengobatan pasien oleh dokter.

Gambar 5.17 Form Input Data Obat

6. Data Dokter

Tabel in berguna untuk memperingan tugas menginput data kembali. Data dokter merupakan dokter yang bertugas di poliklinik ini.

Gambar 5.18 Form Input Data Dokter

7. Data Fakultas

Tabel in berguna untuk memperingan tugas menginput data kembali. Fakultas adalah nama-nama fakultas di lingkungan Universitas Gadjah Mada

Gambar 5.19 Form Input Data Fakultas

8. Data Rujukan

Tabel ini berguna untuk memperingan tugas menginput data kembali. Rujukan adalah nama-nama Rumah Sakit rujukan pasien yang membutuhkan perawatan lebih lanjut.

Gambar 5.20 Form Input Data Rujukan

4. Menu Pelaporan

Tujuan akhir dari sebuah sistem informasi adalah pembuatan laporan mengenai keadaan pasien dan laporan-laporan lain yang mendukung guna pengambilan kebijakan manajemen yang baik.

Gambar 5.21 Form Melihat dan Mencetak Laporan

Menu Pelaporan mempunyai satu submenu Laporan yang mengacu pada tiga macam laporan diantaranya:

1. Laporan Pasien

Laporan ini berisi tentang laporan kegiatan pasien di poliklinik yaitu diagnosis pasien selama mengunjungi poliklinik. User dapat menyimpan data laporan maupun mencetaknya ke printer sesuai keperluan. Sebelum menekan tombol laporan pasien user diharapkan memilih nama pasien pada form diagnosis dengan menekan tombol diagnosis.

Gambar 5.22 Laporan Diagnosis Pasien

2. Laporan Kunjungan

Laporan kunjungan pasien berisi kunjungan pasien selama hari tersebut, minggu tersebut, bulan dan tahun bersangkutan.

Gambar 5.23 Laporan Kunjungan Pasien

3. Laporan Penyakit

Laporan Penyakit memperlihatkan jumlah penyakit terbanyak yang teridentifikasi oleh poliklinik. Laporan penyakit menampilkan data penyakit bulan bersangkutan.

Gambar 5.24 Laporan Penyakit

5. Menu Bantuan

Menu Pelaporan mempunyai satu submenu Tentang program yang merupakan informasi tentang pembuat program.

Gambar 5.25 Form Tentang Program

Implementasi

Pada bagian ini dibahas tahap implementasi dari rancangan program yang telah dibuat.

Tahap awal implementasi yang pertama adalah pembuatan tabel utama yang diperlukan. Tabel tersebut adalah :

Gambar 5.1 Struktur Tabel Data Pasien

Dalam tabel tersebut terdapat sebuah atribut sebagai kunci primer yang ditandai dengan karakter asterik (*). Kunci primer ini bersifat unik sehingga menjadi pembeda dengan tabel yang lain. Tabel jenis ini menunjukkan data pasien yang ada di GMC.

Gambar 5.2 Struktur Tabel Fakultas

Pada tabel fakultas terdapat dua atribut yang mewakilinya. Sebagai kunci primer dalam tabel tersebut adalah kode_fakultas, sehingga input tabel tersebut untuk atribut kode_fakultas tidak pernah sama. Fakultas adalah tempat pasien melakukan studi di UGM. Bagi nonmahasiswa diantaranya karyawan memakai kode ky yaitu karyawan dan umum/masyarakat memakai kode my.

Gambar 5.3 Struktur Tabel Diagnosis

No Diagnosis dan No RM dijadikan kunci primer dikarenakan no diagnosis saja dapat mempunyai banyak nomor yang sama pada beberapa pasien. Dengan menggunakan No RM sebagai kunci primer tambahan maka tidak mungkin ada data yang sama dalam artian No RM dan No Diagnosis mempunyai nilai yang sama.

Gambar 5.4 Struktur Tabel Periksa

Kode Pemeriksaan dipakai sebagai kunci primer untuk membedakan dan menyingkat data pemeriksaan. Pemeriksaan merupakan komponen dari diagnosis pasien.

Gambar 5.5 Struktur Tabel Kode Diagnosis

Seperti halnya Kode Pemeriksaan, kode diagnosis dipakai sebagai kunci primer untuk membedakan dan menyingkat data diagnosis. Data diagnosis merupakan komponen dari diagnosis pasien.

Gambar 5.6 Struktur Tabel Obat

Tabel Obat merupakan tabel relasi dari tabel diagnosis untuk memberikan penyingkatan nama obat dan kemudahan update seperti dalam teori normalisasi. Kode obat dipakai sebagai kunci primer.

Gambar 5.7 Struktur Tabel Rujukan

Tabel rujukan berisikan data-data mengenai rumah sakit yang menjadi rujukan GMC. Kode rujukan dipakai sebagai kunci primer karena dianggap mewakili tabel secara keseluruhan.

Gambar 5.8 Struktur Tabel Dokter

Tabel dokter berisikan data-data mengenai dokter yang bertugas di poliklinik GMC. Kode dokter terdiri dari tiga huruf yang mewakili nama dokter dan dipakai sebagai kunci primer untuk mewakili tabel secara keseluruhan.

Rancangan Teknologi

Teknologi dalam mewujudkan rancangan sistem informasi yang telah dibuat dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Perangkat keras

Komputer merupakan teknologi yang dipilih untuk merealisasikan perancangan sistem informasi yang telah dibuat. Spesifikasi komputer yang diperlukan adalah spesifikasi PC standar.

2. Perangkat lunak

Teknologi perangkat lunak yang digunakan adalah sistem operasi berbasis GUI dengan dukungan bahasa pemrograman visual dan database. Perangkat lunak tersebut digunakan untuk mewujudkan sebuah program yang permanen.

Rancangan Tampilan Program

Pada bagian ini akan digambarkan secara ringkas mengenai implementasi dari sistem informasi yang telah dirancang sebelumnya. Rancangan ini digunakan sebagai dasar dalam pembuatan program yang sesungguhnya. Rancangan tampilan program dibagi beberapa menu, yaitu :

1. Menu File

Menu ini adalah menu mengakhiri program / keluar.

2. Menu Pelayanan

Menu ini adalah menu tempat petugas data memasukkan data pelayanan medis yaitu Pendaftaran serta Pemeriksaan dan Diagnosis.

3. Menu Input Data

Menu ini adalah menu tempat petugas data memasukkan data terdiri dari beberapa submenu yaitu : Data Pasien, Data Diagnosis Pasien, Data Kode Pemeriksaan, Data Kode Diagnosis, Data Obat, Data Fakultas, Data Dokter dan Data Rujukan.

4. Menu Pelaporan

Menu ini adalah menu tempat melihat, mencetak laporan terdiri dari beberapa submenu yaitu : Pelaporan Tiap Pasien, Pelaporan Kunjungan, Pelaporan Penyakit.

5. Menu Bantuan

Menu ini terdiri dari submenu Tentang program adalah menu tempat petugas data dapat mengetahui pembuat software ini.

Penerapan Perancangan Basis Data

Sistem Informasi Rekam Medis merupakan suatu kebutuhan yang amat vital bagi sebuah institusi medis. Karena dengan sistem ini institusi dapat melihat kemajuan maupun kemunduran yang didapatkannya dengan melihat laporan-laporan yang ada selama periode tertentu. Untuk itu sistem ini harus mampu menjawab segala kebutuhan yang pada akhirnya dapat membantu dalam pengambilan keputusan pada masa datang demi kemajuan institusi.

Pada perancangan basis data ini, penulis berusaha menggunakan pemodelan data relasional dengan mengacu field-field berdasarkan analisa data diatas. Pemilihan model data relasional karena model ini lebih familiar dengan software maupun programer pada umumnya.

Perancangan ini dimulai dengan dokumen-dokumen yang sudah ada yaitu dokumen data pasien dan data diagnosis pasien. Karena perancangan ini dimulai dengan dokumen yang dipakai dalam sistem. Maka penulis menggunakan teknik normalisasi.

Agar membentuk tabel yang normal, diperlukan tahap-tahap pembentukan dalam mengerjakannya. Proses normalisasi dimulai dari dokumen yang pertama, yaitu dokumen data pasien, dilanjutkan dengan dokumen data diagnosis pasien.

1. Normalisasi dokumen data pasien

Pada mulanya, database relasional, membatasi banyaknya field dalam sebuah record. Untuk menyimpan banyak data, beberapa data harus digabungkan ke dalam sebuah field. Sebuah field berisi data mengenai pasien terdiri dari: Nomor Rekam Medis Nama Fakultas NIM Alamat Jenis Kelamin Umur. Bentuk data seperti itu akan menyulitkan proses retrieve, menghapus data, menambah data dan proses-proses lainnya. Bagaimana cara memperoleh data dari kumpulan data tersebut akan menyulitkan sistem karena makin lambat.

Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam file data (flat file), data dibentuk dalam satu record. Tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau atribut bernilai ganda.

Untuk mengubah tabel tersebut menjadi bentuk normal pertama dipecah menjadi 7 field. Field tersebut akan menjadi tabel dengan 7 field data pasien:

Tabel di atas sudah dalam bentuk normal pertama. Dengan struktur tabel seperti di atas, setiap form dapat berisi pasien dengan jumlah tak terbatas. Data tersebut akan menyebabkan anomali, artinya kesulitan pada operasi pengubahan data yang meliputi proses penyisipan (insert), penghapusan (delete) dan pengubahan (update). Database relasional mementingkan adanya kunci. Kunci dari tabel pertama adalah NoRM.

Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/ 2NF) adalah tabel 1NF dan setiap field bukan kunci bergantung sepenuhnya pada kunci primer. Dengan kata lain, tidak ada non kunci primer yang bergantung pada sebagian komponen-komponen kunci. Dari tabel bentuk normal pertama diatas terlihat tabel dapat mengalami anomali update sehingga perlu diubah.

Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika berada dalam bentuk normal kedua dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer. Tabel normal kedua diatas terlihat tabel sudah dalam bentuk normal ketiga sehingga tak perlu diubah.

2. Normalisasi dokumen data diagnosis

Pada mulanya, database relasional, membatasi banyaknya field dalam sebuah record. Untuk menyimpan banyak data, beberapa data harus digabungkan ke dalam sebuah field. Sebuah field berisi data mengenai diagnosis terdiri dari: Nomor RM Nama Umur Fakultas Tanggal Pemeriksaan Diagnosis Obat Rujukan Tindak Lanjut Catatan. Bentuk data seperti itu akan menyulitkan proses retrieve, menghapus data, menambah data dan proses-proses lainnya. Bagaimana cara memperoleh data dari kumpulan data tersebut akan menyulitkan sistem karena makin lambat.

Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam file data (flat file), data dibentuk dalam satu record. Tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau atribut bernilai ganda.

Untuk mengubah tabel tersebut menjadi bentuk normal pertama dipecah menjadi 12 field data pasien: Nomor RM, Nama, Umur, Fakultas, Tanggal, Pemeriksaan, Diagnosis, Obat, Rujukan, Tindak Lanjut, Catatan, Dokter yang memeriksa.

Tabel di atas sudah dalam bentuk normal pertama. Dengan struktur tabel seperti di atas, setiap tabel dapat berisi pasien dengan jumlah tak terbatas. Data tersebut akan menyebabkan anomali, artinya kesulitan pada operasi pengubahan data yang meliputi proses penyisipan (insert), penghapusan (delete) dan pengubahan (update).

Database relasional mementingkan adanya kunci primer. Kunci primer dari tabel pertama adalah NoRM.

Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/ 2NF) adalah tabel 1NF dan setiap field bukan kunci bergantung sepenuhnya pada kunci primer. Dengan kata lain, tidak ada non kunci primer yang bergantung pada sebagian komponen-komponen kunci. Bentuk normal kedua tabel diatas:

Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika berada dalam bentuk normal kedua dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer. Tabel normal kedua diatas terlihat tabel sudah dalam bentuk normal ketiga sehingga tidak perlu diubah.

Normalisasi diatas digabungkan mendapatkan hasil sebagai berikut:

3. Entity Relationship Diagram

Gambar 4.9 ERD Sistem Informasi

Relasi-relasi pada diagram di atas adalah sebagai berikut:

1. Relasi Data Pasien dan Fakultas

2. Relasi Data Pasien dan Diagnosis

3. Relasi Dokter dan Diagnosis

4. Relasi Kode Diagnosis dan Diagnosis

5. Relasi Rujukan dan Diagnosis

6. Relasi Obat dan Diagnosis

7. Relasi Diagnosis dan Periksa

Input dan Output

1. Input

Input adalah segala sumber data yang akan dimasukkan ke dalam suatu sistem untuk kemudian diterjemahkan ke dalam data elektronik dan diolah oleh komputer dimana hasilnya adalah informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Untuk pengolahan sistem informasi rekam medis GMC input yang dibutuhkan adalah:

1. Data pasien

- Nomor Rekam Medis

- Nama

- Fakultas

- NIM

- Alamat

- Jenis Kelamin

- Umur

2. Data diagnosis

- Nomor RM

- Nama

- Umur

- Fakultas

- Tanggal

- Pemeriksaan

- Diagnosis

- Obat

- Rujukan

- Tindak Lanjut

- Catatan

c. Data dokter

2. Output

Output merupakan hasil dari sebuah sistem informasi yang telah dimodelkan sebelumnya. Output adalah tujuan akhir dari perancangan sistem informasi dan dari output ini akan dapat dibuat laporan pertanggungjawaban pada sistem informasi yang telah dibuat. Output ada dua tipe, yaitu tipe output internal dan tipe output eksternal.

Output internal adalah output yang hanya diketahui oleh pihak-pihak tertentu atau pihak manajemen saja. Output ini digunakan untuk mendukung kegiatan manajemen seperti dalam hal pengambilan sebuah keputusan. Output internal akan tetap berada dalam organisasi atau akan dimusnahkan apabila tidak digunakan lagi. Sedangkan output eksternal adalah output yang dapat diketahui atau disebarkan kepada kalangan luas.

Seperti yang diuraikan dalam diagram alir data di atas, maka output atau keluaran yang dihasilkan adalah berupa laporan atau dokumentasi, yaitu :

1. Laporan Diagnosis Pasien

2. Laporan Kunjungan Pasien

3. Laporan Penyakit

Diagram Alir Data

Untuk mengetahui sistem secara menyeluruh akan ditampilkan prosedur pendaftaran pasien dibawah ini. Pasien baru mendaftar di petugas daftar jika diperlukan tindakan lanjut untuk rumah sakit rujukan maka dibuatkan formulir baru. Apabila pasien darurat maka tidak memerlukan kedatangan di GMC setelah hari berikutnya pasien bisa mengajukan klaim kepada GMC.

Dari analisa yang telah dilakukan disusunlah suatu diagram alir data sesuai proses-proses yang terjadi. Sistem Informasi ini diawali dengan diagram konteks yang menggambarkan Sistem Informasi ini secara umum dengan entitas luarnya yaitu Pasien, Pegawai, Dokter dan Manajemen. Semua elemen entitas luar tersebut saling berkaitan untuk menunjang kelangsungan organisasi sebagai fungsi dari sistem informasi ini.

Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Informasi GMC Health Center

Proses pendaftaran pasien adalah awal dari keseluruhan proses rekaman medis. Pasien di sini dapat dibedakan menjadi pasien baru dan pasien lama. Pendaftaran pasien baru akan dilaksanakan dengan mengisi formulir pendaftaran pasien baru untuk mendapatkan data sosial pasien yang akan dimasukkan dalam komputer. Kemudian pasien akan diberi kartu berobat yang harus dibawa setiap kali pasien tersebut datang kembali untuk berobat. Sedangkan pendaftaran pasien lama, dilakukan dengan mencari rekam medis pasien sesuai dengan No RM yang tercantum dalam kartu berobat.

Proses diagnosis dilakukan oleh dokter terhadap pasien dengan membawa kartu diagnosis dan kartu anggota. Proses pengobatan yaitu pasien membawa lembar diagnosis kartu pasien tersebut ke petugas obat. Pasien menerima obat sesuai resep dokter yang tertulis di lembar diagnosis tersebut. Proses pelaporan terjadi setelah data pasien dan diagnosis pasien dimasukkan ke sistem komputer dan setelah selesai diproses komputer. Dalam rencana sistem rekam medis ini dihilangkan lembar diagnosis kertas dan langsung data diagnosis dimasukkan ke dalam komputer oleh petugas data.

Gambar 4.3 Diagram Arus Data Level 1

Perancangan Sistem

Perancangan sebuah sistem digunakan untuk menentukan bagaimana suatu sistem akan memecahkan permasalahan, tahap ini menyangkut konfigurasi perangkat lunak dan perangkat keras suatu sistem, sehingga setelah instalasi sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem (Scott,1986).

Sebuah rancangan sistem diperlukan agar dalam pembuatan sistem yang akan dipakai tidak mengalami kerancuan baik dari segi perangkat keras maupun lunak. Menurut Burth rancangan sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Perancangan sistem terbagi dalam dua tahap, yaitu : perancangan basis data dan perancangan proses. Perancangan basis data adalah langkah untuk menentukan keseluruhan basis data yang diperlukan oleh pengguna sehingga dapat mewakili kebutuhan pengguna. Perancangan basis data terdiri dari perancangan basis data secara konseptual, logis dan fisis.

Perancangan basis data secara konseptual merupakan upaya untuk membuat model yang bersifat konsep. Sedangkan perancangan basis data secara logis merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual ke model basis data yang akan dipakai apakah menggunakan model basis data hirarkis, jaringan atau relasional.

Sedangkan perancangan sistem basis data secara fisis merupakan tahapan untuk mewujudkan rancangan basis data logis menjadi basis data secara fisik yang tersimpan dalam media penyimpanan eksternal. Perancangan proses merupakan kelanjutan dari perancangan basis data yang telah dilakukan. Perancangan proses adalah tahapan dimana penyusunan program dilakukan berdasarkan perancangan basis data.

Pada bagian ini akan menjelaskan tentang perancangan basis data sistem informasi rekam medis yang berlaku di GMC Health Center UGM yang dijadikan acuan dalam perancangan sistem informasi ini.

Model Entity Relationship (model keterhubungan entitas)

Pada model ini, semesta data atau data sebenarnya diterjemahkan/ditransformasikan dengan memanfaatkan perangkat konseptual menjadi sebuah diagram data, yang umumnya disebut sebagai diagram entity relationship (diagram E-R) (Fathansyah, 1990). Sesuai dengan namanya, ada dua komponen utama pembentuk E-R ini, yaitu entitas dan relasi. Kedua komponen ini dideskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut atau properti.

Notasi-notasi simbolik di dalam diagram E-R yang digunakan adalah:

1. Persegi panjang menyatakan entitas

2. Lingkaran/elips menyatakan atribut (atribut yang berfungsi sebagai key digaris bawahi).

3. Belah ketupat menyatakan himpunan relasi

4. Garis sebagai penghubung antara himpunan relasi

5. Kardinalitas relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis atau pemakaian angka (1 dan 1 untuk relasi satu ke satu, 1 dan N untuk relasi satu ke banyak, N dan N untuk relasi banyak ke banyak).

Obyektif atau tujuan utama dari pembuatan diagram E-R adalah untuk menunjukkan obyek-obyek (himpunan entitas) apa saja yang ingin dilibatkan dalam sebuah basis data dan bagaimana hubungan yang terjadi diantara obyek-obyek tersebut. Penggambaran atribut-atribut dalam sebuah diagram E-R seringkali malah mengganggu tujuan yang ingin dicapai. Solusinya adalah dengan penggambaran diagram E-R dengan menggunakan kamus data. Kamus data berisi daftar atribut yang diapit kurung kurawal {}. Atribut yang berfungsi sebagai key juga dibedakan dengan bukan key dengan menggaris bawahi atribut tersebut.

Selain entitas dan atribut yang telah dijelaskan diatas, ada istilah-istilah dalam model E-R ini yaitu :

1. Relasi

Relasi menunjukkan adanya hubungan antara sejumlah entitas. Misalnya sebuah entitas seorang mahasiswa dengan NIM = ‘1357’ dan nama_mhs = ‘Andi Aziz’ mempunyai relasi dengan sebuah entitas mata kuliah dengan kode_kul = ’MMS4072’ dan nama_kul=’Basis data’. Relasi di antaran kedua entitas tadi mengandung arti bahwa mahasiswa tersebut sedang mengambil/mempelajari mata kuliah tersebut.

2. Kardinalitas/ derajad relasi

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas lain. Kardinalitas relasi diantara dua entitas dapat berupa :

a. Satu ke Satu (One to One)

Relasi ini berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B, begitu pula sebaliknya, setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas A.

b. Satu ke Banyak (One to Many)

Relasi ini berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpuan entitas B berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas A.

c. Banyak ke Satu (Many to One)

Relasi ini berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpuan entitas B berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

d. Banyak ke Banyak (Many to Many)

Relasi ini berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

Normalisasi

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya (Harianto Kristanto, 1994). Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat menambah/insert, menghapus/delete, mengubah/update pada suatu database. Bila ada kesulitan dalam pengujian itu, maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapati database yang optimal.

Beberapa istilah yang harus diketahui:

1. Entitas dan himpunan entitas

Entitas adalah individu yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Entitas menunjuk pada individu suatu obyek. Entitas karyawan, entitas dokter adalah contohnya. Sekelompok entitas yang sejenis membentuk sebuah himpunan entitas (entity set).

2. Field / Atribut

Field atau atribut adalah deskripsi karakteristik (properti) dari entitas tersebut. Pemilihan atribut-atribut yang relevan bagi sebuah entitas merupakan hal penting lainnya dalam pembentukan model data. Contoh atribut adalah misalnya atribut nomor induk karyawan, nama karyawan pada entitas karyawan.

3. Hubungan/ relasi

Hubungan adalah asosiasi atau kaitan antara dua entitas. Misalnya antara Mahasiswa dan mata_kuliah. Relasi ini nantinya direpresentasikan dalam bentuk kunci-kunci.

4. Candidate Key (kunci kandidat/kuni calon)

Kunci kandidat adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entitas

5. Primary Key (kunci primer)

Primary key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian. Setiap kunci kandidat punya peluang menjadi primary key, tetapi sebaiknya dipilih satu saja yang dapat mewakili secara menyeluruh terhadap entitas yang ada.

6. Domain

Domain adalah himpunan nilai yang berlaku bagi suatu atribut. Domain mendefinisikan nama, tipe, format, panjang dan nilai masing-masing item data.

7. Integritas referensial

Integritas referensial adalah aturan-aturan yang mengatur hubungan antara kunci primer dengan kunci tamu milik tabel-tabel yang berada dalam basis data relasional untuk menjaga konsistensi data.

8. Alternate Key (kunci alternatif)

Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dapat dipakai sebagai kunci primer.

9. Foreign Key (kunci tamu)

Kunci tamu adalah satu atribut (satu set atribut) yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang menunjukkan induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entitas anak dan sama dengan kunci primary induk direlasikan. Hubungan antara entitas induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak (one to many relationship).

10. Atribut harus bernilai (mandatory attribute) dan nilai Null

Atribut harus bernilai ini maksudnya adalah sejumlah atribut pada sebuah tabel yang ditetapkan harus berisi data. Nilai konstanta (Null) digunakan untuk mengisi atau menyatakan atribut-atribut yang nilainya memenag belum siap atau tidak ada.

11. Atribut turunan (derived atribut)

Derived atrbut adalah atribut yang nilai-nilainya diperoleh dari pengolahan atau dapat diturunkan dari atribut atau tabel lain yang berhubungan. Atribut demikian sebetulnya dapat ditiadakan dari sebuah tabel, karena nilai-nilainya bergantung pada nilai dari atribut lainnya.

12. Kebergantungan Fungsi (functional dependencies)

Definisi dari functional dependencies adalah : diberikan sebuah relasi R, atribut Y dari R adalah bergantung fungsi pada atribut X dari R jika dan hanya jika setiap nilai X dalam R punya hubungan dengan tepat satu nilai Y dalam R.

13. Dependensi fungsional sepenuhnya adalah sebagai berikut

Definisi dependensi fungsional sepenuhnya adalah sebagai berikut : Diberikan sebuah relasi R, atribut Y dari R adalah bergantung fungsi penuh pada atribut X dari R juika dan hanya jika atribut Y mempunyai dependensi fungsional terhadap atribut X dan tidak mempunyai dependensi terhadap bagian dari X.

14. Kebergantungan transitif (transitif dependencies)

Definisi dari transitif dependencies adalah : Diberikan sebuah relasi R, atribut Z dari R adalah bergantung transitif pada atribut X dari R jika dan hanya jika Y mempunyai dependensi fungsional terhadap X dan Z mempunyai dependnsi fungsional terhadap Y.

Bentuk-bentuk Normalisasi

Pada proses normalisasi ini perlu dikenal dahulu definisi dari tahap normalisasi (Harianto Kristanto, 1994):

1. Bentuk tidak normal (unnormalized form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

2. Bentuk normal kesatu (1NF/first normal form)

Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam file data (flat file), data dibentuk dalam satu record. Tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau atribut bernilai ganda.

3. Bentuk normal kedua (2NF/second normal form).

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah menjadi bentuk normal pertama. Atribut bukan kunci haruslah bergantung fungsi secara penuh kepada kunci primer, bukan bergantung hanya sebagian kunci primer saja, sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut yang lain yang menjadi anggotanya.

4. Bentuk normal ketiga (3NF/third normal form)

Untuk menjadi bentuk normal ketiga, maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut tidak mempunyai ketergantungan transitif terhadap kunci primer.