Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang paling sederhana dan belum bisa menjadi suatu informasi. Untuk itu perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model. Dari data kemudian diolah dengan model tertentu menjadi informasi. Kemudian penerima menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti melakukan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Oleh John Burch siklus ini disebut siklus informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycle), seperti digambarkan dibawah ini :

Gambar Siklus Informasi

Diagram Alir Data

Diagram alir data digunakan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem yang berbentuk bagan. DAD sangat membantu sekali didalam berkomunikasi dengan pemakai sistem secara logika. DAD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem terstruktur.

Beberapa simbol yang digunakan pada DAD untuk mewakili :

1. Kesatuan luar

Setiap sistem tentunya mempunyai batasan sistem yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output pada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan menerima input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak

2. Arus Data

Arus data (data flow) didalam DFD diberikan simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, penyimpanan data dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data sebaiknya diberi penamaan yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data akan dituliskan disamping garis panahnya.

3. Proses

Suatu proses adalah suatu pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan orang, mesin atau komputer dari suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul.

4. Simpanan Data

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut:

a. suatu file

b. suatu arsip atau catatan manual

c. suatu kotak tempat data di meja seseorang

d. suatu tabel acuan manual

e. suatu agenda atau buku

Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup disalah satu ujungnya atau sepasang garis horisontal degan kedua ujung terbuka.

Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem terdiri atas sederetan kegiatan yang dapat dikelompokkan menjadi beberapa tahapan yang disebut sebagai daur hidup pengembangan sistem atau System Development Life cycle (SDLC). Menurut Anthoni J. Fabbri dan A. Robert Schwab (Kadir,1999), pengembangan sistem terdiri dari 5 (lima) tahapan yaitu studi kelayakan, rencana pendahuluan, analisis sistem, perancangan sistem dan implementasi sistem.

1. Tahapan Studi Kelayakan

Pada tahapan studi kelayakan, identifikasi terhadap kebutuhan sistem baru mulai dilakukan. Identifikasi tidak hanya didasarkan oleh kebutuhan-kebutuhan baru yang dikehendaki oleh manajemen, tetapi juga harus memperhatikan kebutuhan pada sistem yang sudah ada.

Hasil dari tahapan studi kelayakan berupa daftar kebutuhan, perkiraan biaya untuk membuat sistem baru dan solusi yang dikehendaki.

2. Tahapan Rencana Pendahuluan

Tahapan rencana pendahuluan menentukan lingkup proyek atau sistem yang akan ditangani. Hal ini digunakan untuk menentukan jadwal proyek. Lingkup sistem yang ditangani dijabarkandalam bentuk DFD (Data Flow Diagram). DFD digunakan untuk mendokumentasikan proses dalam sistem. DFD menekankan pada fungsi-fungsi di dalam sistem, cara menggunakan informasi yang tersimpan dan pemindahan informasi antar fungsi di dalam suatu sistem.

DFD level 0 atau sering disebut DCD (Data Context Diagram) merupakan DFD yang menunjukkan sistem sebagai sebuah proses. Tujuannya untuk memberikan gambaran umum sistem. DFD level 0 atau DCD menunjukkan sebuah proses yang berinteraksi dengan lingkungannya. Pihak luar atau lingkungan dapat berupa input (yang memberi masukan sistem) dan output (yang menerima keluaran sistem). Pihak luar atau lingkungan (sering disebut terminator) dapat berupa sistem lain, suatu perangkat keras, orang, atau organisasi.

Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD ada berbagai bentuk. Salah satunya adalah yang didasarkan pada Yourdon Sistem Method, yang dapat dilihat pada Gambar 3.1

3. Tahapan Analisis Sistem

Pada tahapan analisis sistem, DCD (Data Context Diagram) atau DFD level 0 dijabarkan lebih detil menjadi DFD level 1 dan selanjutnya. Untuk itu system analist atau analis sistem (orang yang bertanggungjawab terhadap pengembangan sistem secara menyeluruh) sering berdialog untuk memperoleh informasi detil kebutuhan pengguna. Pengumpulan kebutuhan pengguna biasa dilakukan melalui wawancara, observasi dan kuesioner.

Dalam memperinci DFD, item-item yang terdapat pada aliran data dan juga yang terdapat pada penyimpan data dijabarkan dalam bentuk kamus data (kamus data : deskripsi formal mengenai seluruh elemen yang tercakup dalam DFD).

4. Tahapan Perancangan Sistem

Pada tahapan perancangan sistem ini dibagi menjadi dua bagian yaitu perancangan basis data dan perancangan proses.

Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Perancangan basis data secara logis dan perancangan basis data secara fisis.

Perancangan basis data secara konseptual terdiri atas penentuan entitas pada basis data, pendefinisian hubungan antarentitas, dan penerjemahan hubungan ke dalam entitas.

Perancangan basis data secara logis merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual ke dalam model basis data yang akan dipakai (misalnya model relasional, hirarkis atau jaringan).

Perancangan basis data secara fisis merupakan tahapan untuk menuangkan perancangan basis data yang bersifat logis menjadi basis data fisis yang tersimpan pada media penyimpan eksternal (yang spesifik terhadap DBMS yang dipakai).

Perancangan proses biasanya menghasilkan dokumentasi perancangan dalam bentuk spesifikasi program dan bagan struktur sistem. Spesifikasi program dipakai sebagai petunjuk bagi pemrogram agar dengan mudah dapat menuangkan proses ke dalam program. Sedangkan bagan struktur sistem memperlihatkan seluruh program dalm sistem dan hirarki control terhadap program-program tersebut. Rancangan lain berupa rancangan laporan.

5 . Tahapan Implementasi Sistem

Tahapan implementasi sistem mencakup coding (pengkodean program), testing (pengujian program), instalasi (pemasangan program) dan juga pelatihan kepada pengguna.

Komponen Sistem Informasi

Menurut John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen (block) masing-masing blok saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

1. Blok Masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (output block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (technology block)

Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu teknisi (humanware/brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat (hardware).

5. Blok Basis data (database block)

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efesiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS ( Database Management Systems)

6. Blok Kendali (controls block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan sistem dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi merupakan hal sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Dan informasi itu dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing systems atau processing system information.

Menurut Robert A.Leitch dan K. Roscoe Davis Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.